Tausende Händler, genaue Zeitpläne, anspruchsvolle Inszenierung: Schulungsveranstaltungen gehören in der Automobilindustrie zu den besonderen Herausforderungen für das Event-Management. Wo jedes Detail in das andere greift, verlangt auch die Anreise der Gäste perfekte Planung. Pro Sky zeigte in Valencia, wie Flüge für 9.000 Gäste optimal mit den Veranstaltungszielen synchronisiert werden.

Valencia ist keine einfache Destination, denn der Flughafen verfügt nur über wenige Direktflüge zu europäischen Zielen. Darüber hinaus sollten alle Gäste in einem schmalen Zeitfenster am Vormittag ankommen und genau darauf abgestimmt am Folgetag wieder abreisen. Pro Sky analysierte die Situation und entwickelte ein Konzept, das Linienflüge und Flugzeugcharter intelligent miteinander verknüpfte. Ziel: Optimale Reisezeiten zu optimierten Kosten und mit höchster Planungssicherheit. Die skandinavischen Teilnehmer brachte Pro Sky zum Beispiel erst mit Linienflügen nach Kopenhagen, damit sie von dort aus kostenoptimiert und komfortabel in einem Flugzeugcharter nach Valencia reisen konnten.

„Planungssicherheit“ spielte besonders bei der Auswahl der Fluggesellschaften eine wichtige Rolle. Denn schon eine Stunde Flugverspätung hätte das straffe Vor-Ort-Programm der Veranstaltung in Verzug gebracht. Hier nutzte Pro Sky das eigene Airline-Ranking, den Pro Sky Quality Score und das Status Rating, um die besten Anbieter zu identifizieren.

Wie bei der Verknüpfung von Linienflügen und Chartern, setzte Pro Sky auch bei den Abläufen auf intelligente Konzepte. Viele der Gäste konnten sich zum Beispiel schon am Abflughafen für die Probefahrten in Spanien akkreditieren. Bei Ankunft in Valencia brauchten sie deshalb nicht zu einem Welcome-Desk gehen, sondern konnten direkt in die Autos steigen und losfahren.

Damit sich das kommunikative Potential der Veranstaltung optimal entfalten konnte, hatte Pro Sky die Charterflüge in das Corporate Design des Events eingebunden. Unter anderem waren die exklusiven Check-in-Schalter mit dem Veranstaltungslogo dekoriert, und auch an Bord tauchte das Event-Branding häufig auf. Besonderes Highlight: Im Anflug auf Valencia wiesen die Kapitäne auf das Veranstaltungsgelände hin, das man vom Flugzeug aus gut sehen konnte. So stieg bei den Gästen noch einmal die Vorfreude auf die Automobil-Präsentation.

Info: www.pro-sky.de