Über 31.000 Gäste, zwei Standorte, hunderte Aktivitäten: der Audi TE-Familientag 2012 ist nicht einfach ein Tag der Offenen Tür, sondern eine logistische Herausforderung. Die Event-Agentur Pure Perfection, Wiesbaden und Berlin, brachte die vielen Details auf einen Nenner und legte damit die Basis für ein buntes Großereignis.

Erstmals seit 2006 hatte sich der Bereich Technische Entwicklung (TE) der AUDI AG wieder entschieden, alle Mitarbeiter und deren Angehörige zu einem Familienfest einzuladen, um sie hinter sonst verschlossene Türen blicken zu lassen. Die Erwartungen waren entsprechend hoch gesteckt. Über 31.000 Menschen sollten in Ingolstadt und Neckarsulm einen Tag lang spannende Einblicke in die Arbeitswelt der Angehörigen gewinnen können und obendrein gut unterhalten werden. Pure Perfection entwickelte dafür ein Konzept, das die komplexe Logistik dieses Projekts mit den geplanten Aktivitäten und dem Entertainment verzahnte.

Zu einem wichtigen Baustein im Konzept wurde das Thema Sicherheit. Die Technische Entwicklung ist ein sensibler Bereich des Werksgeländes, in dem sich nur befugte Personen aufhalten dürfen. Um diesem hohen Standard gerecht zu werden, hatte Pure Perfection ein spezielles Teilnehmermanagement installiert. Ausgangspunkt war eine eigens programmierte Software, über die mehr als 11.000 Einladungen versendet wurden. Die eingeladenen Mitarbeiter durften online zusätzlich bis zu sechs weitere Gäste akkreditieren. Aus allen Daten generierte Pure Perfection schließlich über 31.000 individuelle Eintrittskarten, mit denen an 30 dafür eingerichteten Sicherheitsschleusen der Zutritt zum Gelände autorisiert wurde. „Trotz der vielen Personen und Bewegungsströme hatten wir zu jeder Zeit volle Transparenz über die anwesenden Gäste“, erläutert Projektleiter Simon Wähner den Vorteil des Systems.

Auf den Werksgeländen in Ingolstadt und Neckarsulm konnten die Gäste aus hunderten Aktivitäten auswählen. Bei einer Tour auf dem „Entwicklungswanderweg“ wurden aktuelle und zukünftige Fahrwerksysteme vorgestellt. Im Elektronikcenter konnte „Pilotiertes Parken“ getestet werden und für Neugierige fanden Programmpunkte wie „High Speed Crashs“ und Demonstrationen im Windkanal statt. Um den Tag für alle Altersgruppen zu einem spannenden Erlebnis zu machen, ergänzte Pure Perfection das Programm um weitere Eventmodule. Dazu gehörten zum Beispiel Autos, die von Kindern bunt beklebt wurden, ein Aussichtsballon, Kletterwände und ein Fotomosaik, das sich Stück für Stück aus Portraits tausender Besucher zusammensetzte.

Für die Erwachsenen gab es eine Beach-Zone und zwei große Showbühnen. Kamerateams filmten die Ereignisse in allen Winkeln des Werksgeländes und übertrugen diese live auf große Videowände. Mehrmals täglich wurde zudem das aktuelle Bühnenprogramm zwischen den beiden Standorten live übertragen.

Zur Orientierung auf dem Gelände hatte Pure Perfection tausende Programmflyer im Familientag-Design produziert und Info-Stelen auf dem Werksgelände aufgestellt. Über 100 Hostessen beantworteten die Fragen der Gäste und steuerten die Besucherströme. Busshuttles und Minibahnen brachten die Gäste komfortabel zu den vielen Attraktionen oder zu den Parkplätzen. Vor Ort koordinierte ein 20-köpfiges Event-Team von Pure Perfection den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung.

Info: www.pureperfection.com